1. Creează liste cu lucruri de făcut

Listele cu lucruri de făcut sunt o idee simplă. Poți alege traseul tradițional și poți utiliza notițele post-it sau poți descărca una dintre numeroasele aplicații de productivitate online. Scrierea sarcinilor îți permite să le vizualizezi și să le prioritizezi, astfel încât să poți realiza cele mai importante sarcini mai întâi.

Încearcă să programezi diferitele sarcini pe care trebuie să le finalizezi înainte de sfârșitul zilei. Acest lucru îți oferă un interval de timp definit, vă ajută să vă îmbunătățiți gestionarea timpului și previne amânarea, astfel încât să puteți duce lucrurile la bun sfârșit.

2. Prioritizează

Enumeră toate sarcinile tale și clasifică-le astfel încât cele mai importante sarcini să fie făcute mai întâi. În caz contrar, s-ar putea să petreci cinci ore într-un proiect cu prioritate scăzută și să nu acorzi suficient timp pentru ceva mai urgent. Triajul te ajută să rămâi la curent cu sarcinile esențiale.

3. Fă planuri zilnice, săptămânale și lunare

Cunoașterea obiectivelor tale este o parte esențială a atingerii lor. Acordă-ți puțin timp pentru a te gândi la obiectivele pe termen lung. Unde vrei să fii într-un an? Peste cinci ani? Ce zici de 10?

Să presupunem că vrei să ai prima ta carte publicată în anul următor. Împărțirea acestui obiectiv în obiective zilnice, săptămânale și lunare te poate ajuta să stabilești o strategie pentru a-ți atinge obiectivul. Dacă dorești să finalizezi scrierea în primele șase luni, câte cuvinte sau pagini ar trebui să finalizezi pe lună și câte ore ai petrece pe săptămână?

De asemenea, ar trebui să încadrezi aceste obiective în programul tău, așa cum ai face cu o programare la medic, pentru a te asigura că le respecți.

Împărțirea obiectivelor pe termen lung în planuri mai mici, pe termen scurt, te poate ajuta să lucrezi continuu pentru a le îndeplini. De asemenea, poate face ca procesul general să fie mai puțin copleșitor de gândit. Deoarece sunt mai ușor de abordat în bucăți, obiectivele tale pe termen lung vor fi îndeplinite mai repede.

La urma urmei, să scrii timp de două ore în această marți este mai puțin descurajant decât să-ți reamintești constant că trebuie să termini de scris o carte înainte de sfârșitul anului.

4. Utilizează planificatoare online sau pe hârtie

Nu putem sublinia suficient: a scrie lucruri ajută! Dacă preferi să scrii lucrurile de mână, poți folosi un planificator de hârtie. Dacă preferi să păstrezi lucrurile digitale, poți utiliza un instrument simplu precum Google Calendar .

Planificatoarele te pot ajuta să rămâi pe drumul cel bun cu proiectele și angajamentele în derulare. A avea o reprezentare vizuală a programului și a sarcinilor de îndeplinit te poate ajuta să treci peste ele cu o minte calmă și concentrată, deoarece nu trebuie să îți faci griji că uiți sau ratezi termenele limită.

De asemenea, ar putea ajuta să îți codifici sarcinile în funcție de tipul, importanța, urgența lor și așa mai departe.

5. Deleagă munca atunci când se poate

Nu toată lumea poate face ceea ce faci tu, așa că prioritizează sarcinile pe care trebuie să le faci personal. Pentru a maximiza eficiența și a evita să îți asumi prea multe, ia în considerare delegarea task-urilor care nu necesită expertiza ta oamenilor din jurul tău.

Oferă orientări detaliate și feedback pentru sarcinile pe care le atribui, astfel încât oamenii care le fac să știe cum să le facă în cel mai bun mod posibil. Deși acest lucru poate dura mai mult timp inițial, va elibera timp pe termen lung, deoarece colegii din echipă sau membrii familiei învață cum să îndeplinească sarcini cu puțin sprijin sau chiar fără el.

6. Evită multitasking-ul

Când munca se aglomerează, deseori încercăm să eliminăm două sau mai multe lucruri deodată. De exemplu, poți participa la o întâlnire telefonică în timp ce examinezi și adaugi note la un document.

În timp ce ai putea crede că ești eficientă prin multitasking, de fapt faci opusul.

Oamenii își supraestimează enorm capacitatea de a face mai multe sarcini. Un studiu recent sugerează că creierul uman realizează mai multe sarcini prin crearea și utilizarea reprezentărilor mentale comune ale acelor sarcini.

Studiul sugerează că, chiar dacă creștem resursele creierului dedicate sarcinilor, eficiența unui sistem multitasking nu crește, deoarece depinde în principal de schema de partajare a resurselor folosită de creier – iar această schemă este ineficientă.

Gândește-te la asta astfel: când computerul are prea multe file deschise, încetinește, nu? În mod similar, atunci când facem mai mult de un lucru la un moment dat, atenția noastră este împărțită, reducând eficiența și calitatea muncii noastre. Cu alte cuvinte, toată lumea face mai multe sarcini, dar nimeni nu se poate concentra pe mai multe.

Într-un alt studiu recent , s-a descoperit că durata atenției umane a fost de 12 secunde în urmă cu două decenii, dar a scăzut la doar opt secunde astăzi. Cu cât oamenii fac mai multe sarcini, cu atât sunt motivați mai mult să facă mai multe sarcini – cu rezultate negative asupra capacității de a învăța, de a se concentra și chiar de a empatiza cu ceilalți.

7. Programează pauze

La fel ca multitasking-ul, alergarea între întâlniri fără pauză poate oferi iluzia că vă bifezi rapid multe de pe lista de sarcini, dar este contraproductiv. Studiile arată că a fi bine odihnit și a face pauze îi ajută pe oameni să rămână atenți la task și să se implice mai bine.

Dacă lucrezi la computer, folosește aceste pauze pentru a-ți lăsa ochii să se odihnească niște minute departe de ecran. Dacă ai rămas la birou timp de două ore, folosește acest răgaz pentru a te întinde sau a te plimba timp de 15 minute.

Deși acest lucru s-ar putea simți ca o pierdere de timp, este exact ceea ce are nevoie creierul tău pentru a rămâne alert.

8. Stabilește o rutină

A avea o rutină zilnică te ajută să-ți transformi sarcinile zilnice în obiceiuri zilnice. Așa cum te speli pe dinți în fiecare dimineață fără să te gândești la asta, a avea o rutină de lucru fixă ​​te poate ajuta să rămâi mai concentrat pe organizare și să îți ușureze zilele de lucru.

De exemplu, te poți obișnui să verifici e-mailurile în fiecare zi la 9 dimineața. Odată ce acest lucru devine un obicei, va fi mai greu să amâni. Nu vei avea nevoie de atât de multă motivație pentru a începe sarcinile importante, deoarece fluxul de lucru se va simți pur și simplu natural și automat.

O altă modalitate de a stabili o rutină este crearea unui șablon reutilizabil care automatizează munca repetitivă. Acesta ar putea fi un șablon de e-mail pe care îl utilizezi ca comandă rapidă, astfel încât să nu fie nevoie să tastezi întregul mesaj de fiecare dată sau un șablon de agendă a întâlnirii, care este ușor de completat rapid, în funcție de elementele specifice pe care dorești să le discuți.

9. Curăță spațiul de lucru în mod regulat 

A fi concentrat și motivat într-un mediu haotic este o provocare. Cercetările sugerează că prea multă dezordine tinde să afecteze productivitatea, dar puțină poate fi OK, mai ales pentru oamenii creativi.

Dacă descoperi că dezordinea îți distrage atenția și trebuie să faci o schimbare pentru a obține rezultate mai bune, încearcă să păstrezi un spațiu de lucru mai ordonat. Utilizează dulapuri sau sisteme de arhivare și organizare pentru a te asigura că toate articolele au o locație desemnată atunci când nu le utilizezi.

Dacă ești o persoană creativă și ai lucruri pe birou care să te ajute, atunci este în regulă, dar ține ordinea sub control, pentru că prea multe lucruri împrăștiate vor avea efecte negative.

Cu alte cuvinte, ceea ce contează cel mai mult este să nu urmezi o abordare a stilului de lucru care poate să nu fie cea mai bună pentru tine. Ceea ce contează este să ai suficientă conștiință de sine pentru a ști ce mediu trebuie să cultivi pentru a fi cel mai bun și a face o muncă mai bună.

10. Organizare în blocuri de timp

Studiile sugerează că cea mai bună modalitate de a te asigura că ești eficientă este prin planificarea blocurilor de timp. Rezervă unele dintre aceste blocuri pentru a face anumite sarcini fără distragere. Deci, de exemplu, dacă programezi un bloc de timp pentru a finaliza o anumită lucrare, ar trebui să îți pui telefonul deoparte, să închizi celelalte multe file pe care le ai deschise și să eviți să răspunzi la e-mailuri. Aceasta se numește muncă profundă .

O altă școală de gândire – Tehnica Pomodoro – recomandă blocarea timpului în bucăți de 25 de minute, urmate de pauze de cinci minute. Această metodă este bună pentru persoanele care tind să se distragă în timp ce lucrează sau care se trezesc făcând multitasking în loc să facă o muncă profundă.

Mulți scriitori, designeri, programatori și studenți au avut succes cu această tehnică.

11. Sărbătorește micile victorii

Pe măsură ce implementezi pașii din acest articol, vei descoperi că realizezi mai multe în mai puțin timp. S-ar putea să te simți tentată să continui să te ocupi de sarcini fără să te oprești să recunoști ceea ce ați realizat. Cu toate acestea, este important să te oprești și să îți faci timp pentru a sărbători progresul tău.

Acest lucru nu te ajută doar să te simți mai bine cu tine însăți, deși cu siguranță vei primi un impuls mental dacă îți dai o palmă metaforică pe spate. Sărbătorirea câștigurilor te ajută, de asemenea, să îți menții productivitatea ridicată, arătându-ți ceea ce ai realizat și amintindu-ți cât de departe ai ajuns.

12. Pentru o mai bună organizare, stabilește termene artificiale

Multe dintre cele mai importante responsabilități ale noastre ce au rezultate de impact pe termen lung nu vin cu termene limită. Progresul în aceste domenii poate fi dificil, deoarece munca este ușor de amânat.

Putem combate această problemă prin stabilirea unor termene limită artificiale. Când facem acest lucru, ne luăm angajamentul față de noi înșine (și potențial față de ceilalți, dacă împărtășim aceste termene cu altcineva) că vom îndeplini o sarcină într-un anumit moment. Procedând astfel, crește urgența și motivația de a face munca.

13. Elimină distragerile

Este aproape imposibil să termini munca dacă te oprești în mod constant pentru a-ți verifica notificările sau pentru a citi fluxul de știri din rețelele sociale. Și, deși este o practică bună de organizare să îți verifici căsuța de e-mail de câteva ori pe zi, probabil că nu este o idee grozavă să o verifici la fiecare cinci minute.

Dacă vrei sa fii productivă și să termini munca, va trebui să îți dai seama cum să elimini distragerile.

Începe prin a pune telefonul pe modul „Nu deranja”, astfel încât să nu sune de fiecare dată când ai un nou follower pe Instagram sau un mesaj într-un grup cu alte 10 persoane. Ia în considerare luarea de măsuri pentru ca site-urile de rețele sociale să fie mai greu de accesat atunci când încerci să efectuați o muncă importantă. De exemplu, deconectarea de la contul tău de Facebook va face mai dificil să intri din impuls.

În cele din urmă, eliminarea distragerilor îți va îmbunătăți concentrarea și te va ajuta să fii mai atentă și mai eficientă cu modul în care îți petreci timpul în timpul zilei de lucru.